{"id":7677,"date":"2021-10-04T01:25:00","date_gmt":"2021-10-03T23:25:00","guid":{"rendered":"https:\/\/ddigitals.net\/?p=7677"},"modified":"2021-10-04T01:25:00","modified_gmt":"2021-10-03T23:25:00","slug":"time-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ddigitals.net\/en\/blog\/marketing-digital\/gestion-del-tiempo\/","title":{"rendered":"10 tips for time management at work"},"content":{"rendered":"\n\n\n

La gesti\u00f3n del tiempo<\/strong> es primordial en cualquier trabajo. De entre todas las soft skills<\/a><\/strong>, probablemente sea la m\u00e1s necesaria independientemente de tu sector de actividad.<\/p>\n\n\n\n

En un mundo cada vez m\u00e1s vertiginoso, es muy f\u00e1cil no llegar a todo lo que tenemos que hacer. En sectores como el nuestro del marketing digital<\/strong>, nos encontramos adem\u00e1s con que siempre hay cosas que hacer.<\/p>\n\n\n\n

Siempre hay nuevas pautas SEO<\/a> <\/strong>qu\u00e9 aplicar, opciones de optimizaci\u00f3n en un contenido, nuevos art\u00edculos que leer para estar al d\u00eda, etc\u2026 Puede llegar a ser abrumador.<\/p>\n\n\n\n

\u00danelo a las tareas rutinarias como contestar emails, gestionar facturas, liderar equipos de trabajo, etc\u2026 y la gesti\u00f3n del tiempo<\/strong> puede llegar a ser un problema.<\/p>\n\n\n\n

Personalmente, creo que soy una persona muy organizada en el trabajo. Podr\u00eda decir estricta. De hecho, jam\u00e1s en mi vida he llegado tarde a un deadline<\/em><\/strong>y observo con estupor como los retrasos son lo habitual.<\/p>\n\n\n\n

As\u00ed que he pensado en contarte cu\u00e1les son mis trucos para gestionar mi tiempo adecuadamente<\/strong> y llegar en el momento correcto. En mi caso, estos consejos son producto de mi experiencia y vienen marcados por mi propia personalidad.<\/p>\n\n\n\n

Nunca he necesitado leer un art\u00edculo como este y cuando he le\u00eddo varios para ver si encontraba algo que no hac\u00eda y poder contarlo, me he dado cuenta que ya lo ten\u00eda integrado.<\/p>\n\n\n\n

Por eso no te voy a hablar de metodolog\u00edas de gesti\u00f3n del tiempo<\/strong>. Que las hay y quiz\u00e1 te pueden ayudar.<\/p>\n\n\n\n

Pero, personalmente, creo que lo m\u00e1s \u00fatil es asimilar ciertas rutinas y formas de trabajo, sin cron\u00f3metros ni tiempos fijos delimitados de antemano, porque antes de empezar voy a adelantarte mi clave principal: adaptar el flujo de trabajo a las condiciones particulares que tengamos ese d\u00eda<\/strong>, tanto de descanso como de concentraci\u00f3n, imprevistos, etc\u2026<\/p>\n\n\n\n

Vamos all\u00e1.<\/p>\n\n\n\n

1. Priorizar, s\u00ed, pero no siempre<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\"Un<\/figure><\/div>\n\n\n\n

No nos enga\u00f1emos, priorizar es importante<\/strong>. Evidentemente, si tienes que hacer diez tareas para un d\u00eda, ser\u00e1 mejor hacer la m\u00e1s importante lo antes posible. Te evitar\u00e1 estr\u00e9s y tendr\u00e1s la conciencia tranquila.<\/p>\n\n\n\n

Si fallas en la gesti\u00f3n del tiempo<\/strong> de ese d\u00eda, al menos habr\u00e1s acabado lo que necesitabas acabar s\u00ed o s\u00ed.<\/p>\n\n\n\n

Mucha gente -tambi\u00e9n muchas herramientas- etiquetan sus tareas por orden de prioridad<\/strong>. Alta, media y baja suele ser lo m\u00e1s habitual, pero puedes adaptarlo a lo que mejor te venga. En mi caso, la clasificaci\u00f3n no me funciona porque tengo bastante interiorizado qu\u00e9 es m\u00e1s relevante, pero puede ser un buen primer paso para empezar.<\/p>\n\n\n\n

Sin embargo, me parece a\u00fan m\u00e1s importante la gesti\u00f3n de las peque\u00f1as tareas secundarias<\/strong>. He le\u00eddo hace un rato que se le llama la \u201cregla de los dos minutos\u201d. Oficialmente, la regla te dice que no dejes para m\u00e1s tarde una tarea entrante que no te cuesta m\u00e1s de dos minutos.<\/p>\n\n\n\n

Yo dir\u00e9 que no importa si son dos, tres o cinco. Lo importante es que si te llega un correo, un WhatsApp o lo que sea pidi\u00e9ndote una tarea que puedes solucionar en un momento, ponte con ella.<\/p>\n\n\n\n

Aqu\u00ed quiero hacer un matiz. No interrumpas nunca tu trabajo si est\u00e1s en mitad de una tarea principal<\/strong>. La cuesti\u00f3n es que, si ya has sido interrumpido por la notificaci\u00f3n de la nueva tarea, aprovecha ese descanso para ponerte con ella en vez de volver a la principal.<\/p>\n\n\n\n

Te la quitas de encima en un momento y evitas que se te acumule. Y vuelves a tu tarea prioritaria con algo menos que hacer al acabar.<\/p>\n\n\n\n

2. Planificar los imprevistos<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\"Agenda,<\/figure><\/div>\n\n\n\n

Crucial. Gr\u00e1bate a fuego que siempre habr\u00e1 imprevistos<\/strong> cuando hagas tu planificaci\u00f3n de tareas<\/strong>. Y c\u00f3mo habr\u00e1 imprevistos, guarda parte de tu horario de trabajo para solventar los mismos.<\/p>\n\n\n\n

La cantidad de tiempo va a depender de tu puesto de trabajo. Por ejemplo, en mi puesto puede haber entre un 20 y un 30% de tareas imprevistas en una jornada normal de trabajo.<\/strong> Y siempre hay picos que pueden llegar al 50%.<\/p>\n\n\n\n

Cuando comenz\u00f3 la pandemia<\/strong>, por ejemplo, la gesti\u00f3n de imprevistos<\/strong> me ocupaba el 90% de mi jornada. En ese caso, no me qued\u00f3 m\u00e1s remedio que echar m\u00e1s horas extra de la cuenta, pero si reservas parte de tu tiempo para gestionar estos imprevistos, no te supondr\u00e1 un problema en tu d\u00eda a d\u00eda.<\/p>\n\n\n\n

De nuevo, aqu\u00ed la clave es la adaptabilidad<\/strong>. Un d\u00eda puede no haber nada y otro d\u00eda llevarte la mitad de tu jornada. El d\u00eda que no hay nada adelantas trabajo y el d\u00eda que est\u00e1s al 50% sumas tu porcentaje de ese d\u00eda al que ten\u00edas pendiente del d\u00eda anterior. Resultado: llegas a tiempo a todo lo que tienes que hacer.<\/p>\n\n\n\n

Si no tienes en cuenta los imprevistos, es imposible que llegues a tiempo. Porque en realidad los imprevistos se pueden prever. Y no necesitas preverlos en detalle.<\/p>\n\n\n\n

3. Usar la herramienta correcta<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\"que<\/figure><\/div>\n\n\n\n

Otro aspecto clave en la gesti\u00f3n del tiempo<\/strong> es la gesti\u00f3n de la memoria<\/strong>. Conforme m\u00e1s tareas tengas, m\u00e1s dif\u00edcil es acordarte de todas. Primero, no intentes acordarte de todo<\/strong>. No importa lo buena que sea tu memoria, algo se te acabar\u00e1 olvidando en alg\u00fan momento.<\/p>\n\n\n\n

Segundo, ay\u00fadate por alguna herramienta<\/strong>. Si no quieres utilizar una herramienta de gesti\u00f3n de proyectos como Trello<\/a><\/strong> o Asana<\/a><\/strong>, te puede servir tu propio Google Calendar<\/strong> o incluso una agenda y un cuaderno anal\u00f3gico.<\/p>\n\n\n\n

Lo importante es que lo tengas todo bien ordenado y las tareas no se te pierdan, raz\u00f3n por la que las herramientas virtuales son lo m\u00e1s recomendables. As\u00ed podr\u00e1s cambiar la fecha, relacionar una tarea con otra, establecer colaboradores con tus compa\u00f1eros, etc\u2026<\/p>\n\n\n\n

Esto no va en prejuicio de usar tu propia herramienta anal\u00f3gica<\/strong>. Yo, por ejemplo, trabajo principalmente con Asana<\/strong> y con mi agenda anal\u00f3gica. La satisfacci\u00f3n que me da poner el tick de tarea terminada con mi bol\u00edgrafo no me la da pinchar en tarea terminada con el rat\u00f3n, as\u00ed que convivo con ambos modelos.<\/p>\n\n\n\n

Adem\u00e1s tengo un cuaderno para conceptualizar. Aunque hay herramientas para hacer mapas de procesos y de ideas<\/strong>, personalmente me funciona mucho mejor quitar la vista de la pantalla cinco minutos y ordenar mis pensamientos en papel. De nuevo, es cuesti\u00f3n de elegir lo que m\u00e1s se adapte a tu caso. Sea como sea, te ayudar\u00e1.<\/p>\n\n\n\n

Igualmente, te dir\u00e9 que aproveches las herramientas de automatizaci\u00f3n de procesos<\/a><\/strong> siempre que puedas. En un primer momento te supondr\u00e1 gastar m\u00e1s tiempo, pero a medio plazo ser\u00e1 una mejora incre\u00edble. Aprov\u00e9chala.<\/p>\n\n\n\n

4. No poner plazos imposibles<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\"Hombre<\/figure><\/div>\n\n\n\n

Otro aspecto importante para mantener la motivaci\u00f3n laboral<\/strong> son los plazos. No te comprometas nunca a cumplir un plazo que no puedas cumplir.<\/p>\n\n\n\n

Es un b\u00e1sico a la hora de definir objetivos SMART<\/a><\/strong>, que sean realistas y acotados en el tiempo. Ponerte un plazo que no puedes cumplir solo va a jugar en tu contra y, tambi\u00e9n, en la satisfacci\u00f3n del cliente<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

A la hora de poner plazos es fundamental tener en cuenta el punto dos. No lo hagas respecto a tu trabajo fijo o rutinario, ten en cuenta tambi\u00e9n que parte de tu tiempo efectivo tendr\u00e1s que dedicarlo a apagar fuegos o hacer frente a imprevistos.<\/p>\n\n\n\n

Adem\u00e1s, siempre es recomendable tener un poco m\u00e1s de plazo extra<\/strong>. Llegar antes de tiempo es siempre mejor que llegar tarde y muchas veces la \u00fanica diferencia real entre ambas opciones es tu propia planificaci\u00f3n.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Personalmente, siempre trato de tener listas mis tareas fijas y rutinarias una semana antes de la fecha fijada<\/strong>. No siempre es posible, pero me da un margen lo suficientemente amplio para poder gestionar problem\u00e1ticas varias. Desde festivos, vacaciones o enfermedades a ausencias de clientes o proveedores\u2026<\/p>\n\n\n\n

En este sentido, tambi\u00e9n es importante evitar las injerencias externas<\/strong>. Un cliente siempre va a querer la m\u00e1xima rapidez posible, pero puede que estrat\u00e9gicamente una periodicidad determinada sea m\u00e1s recomendable. Al menos en marketing digital, siempre hay una parte de pedagog\u00eda que tambi\u00e9n requerir\u00e1 parte de nuestro tiempo.<\/p>\n\n\n\n

5. Aprende a delegar<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\"Mujer<\/figure><\/div>\n\n\n\n

Aprender a delegar<\/strong> cuesta trabajo pero es necesario. Lo primero que hay que asumir es que cada persona tiene su forma de trabajar<\/strong>. El trabajo que delegues puede que no se haga exactamente de la misma manera c\u00f3mo lo har\u00edas t\u00fa.<\/p>\n\n\n\n

Y no pasa absolutamente nada. Piensa que tampoco t\u00fa haces el trabajo de la misma manera que lo hubiera hecho la persona que te haya delegado algo anteriormente. Lo importante aqu\u00ed es cumplir plazos y objetivos<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Seg\u00fan tu puesto, llegar\u00e1 un momento en el que incluso tengas que delegar aquellas tareas que te parecen m\u00e1s importantes<\/strong>. Ser\u00e1 la \u00fanica manera de llegar a tiempo con otras prioritarias. O, a veces, la \u00fanica manera de que la persona a la que delegas aprenda y pueda asumir esa responsabilidad.<\/p>\n\n\n\n

Como en el caso de las automatizaciones, puede que en un primer momento explicar c\u00f3mo hacer una tarea, resolver dudas, etc\u2026 pueda suponer m\u00e1s tiempo que hacerlo t\u00fa mismo. No pasa nada porque es tiempo que recuperaremos con creces en el futuro<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

De cara a ser m\u00e1s efectivo, crea procedimientos por escrito<\/strong> o graba un tutorial en v\u00eddeo<\/strong> con una grabadora de pantalla. As\u00ed no necesitar\u00e1s repetir el proceso cada vez y, adem\u00e1s, servir\u00e1 para m\u00e1s de una persona.<\/p>\n\n\n\n

De todas formas, surgir\u00e1n dudas. Introduce tiempo para resolver estas dudas en tu planificaci\u00f3n de tareas.<\/p>\n\n\n\n

Una vez que veas que tengo funciona correctamente sin que lo tengas que hacer t\u00fa, respirar\u00e1s m\u00e1s tranquilo.<\/p>\n\n\n\n

6. Dar un margen de tiempo a cada tarea y cumplirlo<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\"Estrategia<\/figure><\/div>\n\n\n\n

Las tareas requieren tiempo. Aunque el tiempo de cada tarea nunca es exacto, si podemos preverlo con antelaci\u00f3n. Ten en cuenta el tiempo que te supone cada una de ellas a la hora de hacer tu planificaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Pero no solo eso, tambi\u00e9n ten en cuenta la cantidad de esfuerzo que te supone y el mejor d\u00eda de la semana y franja horaria para hacerlo.<\/p>\n\n\n\n

Un ejemplo, mi momento de mayor productividad<\/strong> es por las ma\u00f1anas. Por las tardes mi rendimiento es bastante inferior. \u00bfQu\u00e9 hago? Para empezar tengo la suerte de tener flexibilidad horaria<\/strong>, as\u00ed que empiezo cada d\u00eda a trabajar lo antes posible.<\/p>\n\n\n\n

La flexibilidad horaria<\/a><\/strong> me permite, adem\u00e1s, no depender del despertador, por lo que -aunque temprano- me despierto completamente descansado y preparado para dar el 100%. (No he a\u00f1adido dormir bien en la lista, pero podr\u00eda haberlo hecho, sino duermes bien, todo ir\u00e1 mal).<\/p>\n\n\n\n

Me dejo para un primer momento las tareas m\u00e1s pesadas (con una excepci\u00f3n que luego comentar\u00e9) y contin\u00fao con las medias, para acabar el d\u00eda con las m\u00e1s ligeras: emails no urgentes, programaci\u00f3n de social media, reuniones de trabajo, informes, etc\u2026<\/p>\n\n\n\n

Por ejemplo, un d\u00eda normal empezar\u00eda escribiendo un art\u00edculo, continuar\u00eda dise\u00f1ando una estrategia de contenidos SEO<\/a><\/strong> o haciendo un keyword research<\/a><\/strong> y terminar\u00eda con tareas de gesti\u00f3n rutinarias.<\/p>\n\n\n\n

Igualmente, ten en cuenta las energ\u00edas de la semana<\/strong>. Yo, como normalmente todo el mundo, estoy bastante m\u00e1s cansado los viernes. As\u00ed que me dejo las tareas m\u00e1s agradables dentro de mi escala de complejidad diaria<\/strong>. Si tengo que escribir un art\u00edculo, el viernes escribo el que m\u00e1s me gusta, si tengo que hacer un keyword research, el de la tem\u00e1tica que me resulte m\u00e1s interesante. Los martes, las m\u00e1s dif\u00edciles.<\/p>\n\n\n\n

7. Analizar (sin obsesionarse) los tiempos por tarea<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\"Mesa<\/figure><\/div>\n\n\n\n

Muchas herramientas de fichaje autom\u00e1ticas<\/strong> te permiten tambi\u00e9n tener un registro de tu tiempo por tarea. Por ejemplo, yo utilizo un ERP llamado Holded<\/a><\/strong>. Pongo un reloj a funcionar cuando empiezo una tarea y lo paro cuando termito, asign\u00e1ndolo a un cliente y poniendo una descripci\u00f3n del tipo de tarea.<\/p>\n\n\n\n

Por ejemplo: redacci\u00f3n de art\u00edculo, optimizaci\u00f3n SEO, social media, dise\u00f1o web, reporting, reuniones, etc\u2026<\/p>\n\n\n\n

De esta forma, luego puedo analizar el tiempo que dedico por cliente y tambi\u00e9n lo que me supone cada tarea<\/strong>. Esto es importante para garantizar la rentabilidad de los proyectos<\/strong> y tambi\u00e9n para saber en qu\u00e9 se puede optimizar.<\/p>\n\n\n\n

Los resultados pueden ser muy esclarecedores. Y no solo al ver qu\u00e9 aspectos te quitan m\u00e1s tiempo del necesario y debes optimizar, sino tambi\u00e9n a la hora de priorizar tareas en base a objetivos<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Puede, por ejemplo, que pierdas gran parte de tu tiempo de trabajo con un cliente en reuniones interminables e improductivas. Entonces, hay que explicar, con pedagog\u00eda, que al proyecto le vendr\u00eda mucho mejor invertir ese tiempo en tareas que s\u00ed vayan a marcar la diferencia.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

En la parte interna, te permitir\u00e1 ver qu\u00e9 aspectos requieren una pensada para poder optimizar el tiempo que le dedicas. Para esto puede que necesitemos ayuda externa<\/strong>, ya que no siempre es f\u00e1cil saber si estamos trabajando lento o es el tiempo que la tarea requiere.<\/p>\n\n\n\n

8. Hacer un descanso cuando sea necesario<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\"Momento<\/figure><\/div>\n\n\n\n

Los art\u00edculos sobre gesti\u00f3n del tiempo<\/strong> hacen mucho hincapi\u00e9 en evitar las distracciones<\/strong>. Por supuesto, es importante, pero tambi\u00e9n lo es no obsesionarse con ello.<\/p>\n\n\n\n

A d\u00eda de hoy, casi todos los smartphones y navegadores tienen un modo sin distracciones<\/strong>. Puedes activarlo y no poder usar las apps o p\u00e1ginas que te entretengan durante tu jornada laboral.<\/p>\n\n\n\n

Como a veces tengo que utilizar obligatoriamente redes sociales por cuestiones laborales, es una de las excepciones que hago a empezar primero con lo m\u00e1s duro. Me quito el trabajo de redes, pongo el no distracciones y listo.<\/p>\n\n\n\n

De todas formas, yo quer\u00eda hacer hincapi\u00e9 en la necesidad de hacer un descanso cuando tu cuerpo lo pida<\/strong>. Es f\u00edsicamente imposible tener una concentraci\u00f3n absoluta durante ocho horas.<\/p>\n\n\n\n

Como no fumo ni tomo caf\u00e9 o suced\u00e1neos, a m\u00ed muchas veces simplemente me sirve quitar la vista del ordenador<\/strong>, levantarme y moverme cuatro o cinco minutos. O simplemente cerrar los ojos durante un minuto y respirar profundamente. Oxigenas el cerebro y vuelves mucho m\u00e1s concentrado.<\/p>\n\n\n\n

Me parece importante no concebir estos descansos como tiempo perdido<\/strong>. Sino los tuvieras, tu rendimiento y productividad ser\u00eda inferior que si los tienes. As\u00ed que escucha a tu cuerpo<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

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9. Descartar tareas innecesarias o irrelevantes<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\"Hombre<\/figure><\/div>\n\n\n\n

Otra punto es saber desechar<\/strong>. Las tareas pueden volverse infinitas, as\u00ed que en la priorizaci\u00f3n tambi\u00e9n hay que incluir desechar tareas que no sean relevantes.<\/p>\n\n\n\n

A veces, puede que la tarea la haya solicitado el cliente. Aqu\u00ed, de nuevo, volvemos a la labor pedag\u00f3gica<\/strong>. Hay que trasladar el posible beneficio o coste que tendr\u00eda hacer la tarea eliminada y por lo que habr\u00eda que sustituirla para hacerla.<\/p>\n\n\n\n

La gesti\u00f3n del tiempo tambi\u00e9n est\u00e1 relacionada con la rentabilidad<\/strong>. Por supuesto, a medio y largo plazo. Pero si una tarea no va a ayudar a la rentabilidad de ninguna forma o de una forma significativa para el tiempo y esfuerzo que supone, mejor dedicar nuestro tiempo a otra cosa.<\/p>\n\n\n\n

Por supuesto, hay que medir la rentabilidad de manera amplia, teniendo en cuenta aspectos de branding<\/strong>, retenci\u00f3n del talento<\/strong>, experiencia de cliente<\/a><\/strong>, etc\u2026 y no solo de beneficio econ\u00f3mico puro por venta de producto y\/o servicio.<\/p>\n\n\n\n

10. Ser realista<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\"Equipo<\/figure><\/div>\n\n\n\n

Por \u00faltimo, pero no menos importante, hay que ser realista<\/strong>. Quiz\u00e1 tu problema no sea la gesti\u00f3n del tiempo<\/strong> sino la carga de trabajo<\/strong>. Si tienes una carga de trabajo superior a la que puedes asumir, una vez comprobado que no puedes optimizar los procesos, toca buscar una soluci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Delegar el trabajo<\/strong> o redistribuirlo<\/strong> puede ser un primer acercamiento. Tambi\u00e9n la necesidad de contar con mayor talento dentro del departamento.<\/p>\n\n\n\n

Si ninguna de las opciones es posible, otra opci\u00f3n es revisar precios y coberturas<\/strong>. Puede que tengas que subir tus precios para poder cubrir los costes<\/strong> o reducir el servicio. Otra f\u00f3rmula es aumentar los servicios para subir el precio<\/strong>, pero teniendo en cuenta el tiempo necesario extra para ser rentables.<\/p>\n\n\n\n

Si el precio que requiere tu servicio para ser rentable no es rentable para tu cliente, entonces hay un problema en tu modelo de negocio<\/strong>. Ad\u00e1ptalo.<\/p>\n\n\n\n

Y hasta aqu\u00ed mis diez trucos para la gesti\u00f3n del tiempo<\/strong>. Espero que te hayan servido de algo y aprovecho para preguntar: \u00bfcu\u00e1les son los tuyos?<\/p>\n\n\n\n

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