10 trucos para la gestión del tiempo en el trabajo

Pablo Herrera

Pablo Herrera

Head of SEO & Content

La gestión del tiempo es primordial en cualquier trabajo. De entre todas las soft skills, probablemente sea la más necesaria independientemente de tu sector de actividad.

En un mundo cada vez más vertiginoso, es muy fácil no llegar a todo lo que tenemos que hacer. En sectores como el nuestro del marketing digital, nos encontramos además con que siempre hay cosas que hacer.

Siempre hay nuevas pautas SEO qué aplicar, opciones de optimización en un contenido, nuevos artículos que leer para estar al día, etc… Puede llegar a ser abrumador.

Únelo a las tareas rutinarias como contestar emails, gestionar facturas, liderar equipos de trabajo, etc… y la gestión del tiempo puede llegar a ser un problema.

Personalmente, creo que soy una persona muy organizada en el trabajo. Podría decir estricta. De hecho, jamás en mi vida he llegado tarde a un deadliney observo con estupor como los retrasos son lo habitual.

Así que he pensado en contarte cuáles son mis trucos para gestionar mi tiempo adecuadamente y llegar en el momento correcto. En mi caso, estos consejos son producto de mi experiencia y vienen marcados por mi propia personalidad.

Nunca he necesitado leer un artículo como este y cuando he leído varios para ver si encontraba algo que no hacía y poder contarlo, me he dado cuenta que ya lo tenía integrado.

Por eso no te voy a hablar de metodologías de gestión del tiempo. Que las hay y quizá te pueden ayudar.

Pero, personalmente, creo que lo más útil es asimilar ciertas rutinas y formas de trabajo, sin cronómetros ni tiempos fijos delimitados de antemano, porque antes de empezar voy a adelantarte mi clave principal: adaptar el flujo de trabajo a las condiciones particulares que tengamos ese día, tanto de descanso como de concentración, imprevistos, etc…

Vamos allá.

1. Priorizar, sí, pero no siempre

Un equipo priorizando tareas

No nos engañemos, priorizar es importante. Evidentemente, si tienes que hacer diez tareas para un día, será mejor hacer la más importante lo antes posible. Te evitará estrés y tendrás la conciencia tranquila.

Si fallas en la gestión del tiempo de ese día, al menos habrás acabado lo que necesitabas acabar sí o sí.

Mucha gente -también muchas herramientas- etiquetan sus tareas por orden de prioridad. Alta, media y baja suele ser lo más habitual, pero puedes adaptarlo a lo que mejor te venga. En mi caso, la clasificación no me funciona porque tengo bastante interiorizado qué es más relevante, pero puede ser un buen primer paso para empezar.

Sin embargo, me parece aún más importante la gestión de las pequeñas tareas secundarias. He leído hace un rato que se le llama la “regla de los dos minutos”. Oficialmente, la regla te dice que no dejes para más tarde una tarea entrante que no te cuesta más de dos minutos.

Yo diré que no importa si son dos, tres o cinco. Lo importante es que si te llega un correo, un WhatsApp o lo que sea pidiéndote una tarea que puedes solucionar en un momento, ponte con ella.

Aquí quiero hacer un matiz. No interrumpas nunca tu trabajo si estás en mitad de una tarea principal. La cuestión es que, si ya has sido interrumpido por la notificación de la nueva tarea, aprovecha ese descanso para ponerte con ella en vez de volver a la principal.

Te la quitas de encima en un momento y evitas que se te acumule. Y vuelves a tu tarea prioritaria con algo menos que hacer al acabar.

2. Planificar los imprevistos

Agenda, parte de un teclado y un café en una taza roja en un escritorio gris oscuro

Crucial. Grábate a fuego que siempre habrá imprevistos cuando hagas tu planificación de tareas. Y cómo habrá imprevistos, guarda parte de tu horario de trabajo para solventar los mismos.

La cantidad de tiempo va a depender de tu puesto de trabajo. Por ejemplo, en mi puesto puede haber entre un 20 y un 30% de tareas imprevistas en una jornada normal de trabajo. Y siempre hay picos que pueden llegar al 50%.

Cuando comenzó la pandemia, por ejemplo, la gestión de imprevistos me ocupaba el 90% de mi jornada. En ese caso, no me quedó más remedio que echar más horas extra de la cuenta, pero si reservas parte de tu tiempo para gestionar estos imprevistos, no te supondrá un problema en tu día a día.

De nuevo, aquí la clave es la adaptabilidad. Un día puede no haber nada y otro día llevarte la mitad de tu jornada. El día que no hay nada adelantas trabajo y el día que estás al 50% sumas tu porcentaje de ese día al que tenías pendiente del día anterior. Resultado: llegas a tiempo a todo lo que tienes que hacer.

Si no tienes en cuenta los imprevistos, es imposible que llegues a tiempo. Porque en realidad los imprevistos se pueden prever. Y no necesitas preverlos en detalle.

3. Usar la herramienta correcta

que es el keyword research

Otro aspecto clave en la gestión del tiempo es la gestión de la memoria. Conforme más tareas tengas, más difícil es acordarte de todas. Primero, no intentes acordarte de todo. No importa lo buena que sea tu memoria, algo se te acabará olvidando en algún momento.

Segundo, ayúdate por alguna herramienta. Si no quieres utilizar una herramienta de gestión de proyectos como Trello o Asana, te puede servir tu propio Google Calendar o incluso una agenda y un cuaderno analógico.

Lo importante es que lo tengas todo bien ordenado y las tareas no se te pierdan, razón por la que las herramientas virtuales son lo más recomendables. Así podrás cambiar la fecha, relacionar una tarea con otra, establecer colaboradores con tus compañeros, etc…

Esto no va en prejuicio de usar tu propia herramienta analógica. Yo, por ejemplo, trabajo principalmente con Asana y con mi agenda analógica. La satisfacción que me da poner el tick de tarea terminada con mi bolígrafo no me la da pinchar en tarea terminada con el ratón, así que convivo con ambos modelos.

Además tengo un cuaderno para conceptualizar. Aunque hay herramientas para hacer mapas de procesos y de ideas, personalmente me funciona mucho mejor quitar la vista de la pantalla cinco minutos y ordenar mis pensamientos en papel. De nuevo, es cuestión de elegir lo que más se adapte a tu caso. Sea como sea, te ayudará.

Igualmente, te diré que aproveches las herramientas de automatización de procesos siempre que puedas. En un primer momento te supondrá gastar más tiempo, pero a medio plazo será una mejora increíble. Aprovéchala.

4. No poner plazos imposibles

Hombre preocupado por el cumplimiento de plazos

Otro aspecto importante para mantener la motivación laboral son los plazos. No te comprometas nunca a cumplir un plazo que no puedas cumplir.

Es un básico a la hora de definir objetivos SMART, que sean realistas y acotados en el tiempo. Ponerte un plazo que no puedes cumplir solo va a jugar en tu contra y, también, en la satisfacción del cliente.

A la hora de poner plazos es fundamental tener en cuenta el punto dos. No lo hagas respecto a tu trabajo fijo o rutinario, ten en cuenta también que parte de tu tiempo efectivo tendrás que dedicarlo a apagar fuegos o hacer frente a imprevistos.

Además, siempre es recomendable tener un poco más de plazo extra. Llegar antes de tiempo es siempre mejor que llegar tarde y muchas veces la única diferencia real entre ambas opciones es tu propia planificación.

Personalmente, siempre trato de tener listas mis tareas fijas y rutinarias una semana antes de la fecha fijada. No siempre es posible, pero me da un margen lo suficientemente amplio para poder gestionar problemáticas varias. Desde festivos, vacaciones o enfermedades a ausencias de clientes o proveedores…

En este sentido, también es importante evitar las injerencias externas. Un cliente siempre va a querer la máxima rapidez posible, pero puede que estratégicamente una periodicidad determinada sea más recomendable. Al menos en marketing digital, siempre hay una parte de pedagogía que también requerirá parte de nuestro tiempo.

5. Aprende a delegar

Mujer de pelo rizado en traje de chaqueta blanco delega tareas en equipo de dos chicos y una chica

Aprender a delegar cuesta trabajo pero es necesario. Lo primero que hay que asumir es que cada persona tiene su forma de trabajar. El trabajo que delegues puede que no se haga exactamente de la misma manera cómo lo harías tú.

Y no pasa absolutamente nada. Piensa que tampoco tú haces el trabajo de la misma manera que lo hubiera hecho la persona que te haya delegado algo anteriormente. Lo importante aquí es cumplir plazos y objetivos.

Según tu puesto, llegará un momento en el que incluso tengas que delegar aquellas tareas que te parecen más importantes. Será la única manera de llegar a tiempo con otras prioritarias. O, a veces, la única manera de que la persona a la que delegas aprenda y pueda asumir esa responsabilidad.

Como en el caso de las automatizaciones, puede que en un primer momento explicar cómo hacer una tarea, resolver dudas, etc… pueda suponer más tiempo que hacerlo tú mismo. No pasa nada porque es tiempo que recuperaremos con creces en el futuro.

De cara a ser más efectivo, crea procedimientos por escrito o graba un tutorial en vídeo con una grabadora de pantalla. Así no necesitarás repetir el proceso cada vez y, además, servirá para más de una persona.

De todas formas, surgirán dudas. Introduce tiempo para resolver estas dudas en tu planificación de tareas.

Una vez que veas que tengo funciona correctamente sin que lo tengas que hacer tú, respirarás más tranquilo.

6. Dar un margen de tiempo a cada tarea y cumplirlo

Estrategia de contenido SEO

Las tareas requieren tiempo. Aunque el tiempo de cada tarea nunca es exacto, si podemos preverlo con antelación. Ten en cuenta el tiempo que te supone cada una de ellas a la hora de hacer tu planificación.

Pero no solo eso, también ten en cuenta la cantidad de esfuerzo que te supone y el mejor día de la semana y franja horaria para hacerlo.

Un ejemplo, mi momento de mayor productividad es por las mañanas. Por las tardes mi rendimiento es bastante inferior. ¿Qué hago? Para empezar tengo la suerte de tener flexibilidad horaria, así que empiezo cada día a trabajar lo antes posible.

La flexibilidad horaria me permite, además, no depender del despertador, por lo que -aunque temprano- me despierto completamente descansado y preparado para dar el 100%. (No he añadido dormir bien en la lista, pero podría haberlo hecho, sino duermes bien, todo irá mal).

Me dejo para un primer momento las tareas más pesadas (con una excepción que luego comentaré) y continúo con las medias, para acabar el día con las más ligeras: emails no urgentes, programación de social media, reuniones de trabajo, informes, etc…

Por ejemplo, un día normal empezaría escribiendo un artículo, continuaría diseñando una estrategia de contenidos SEO o haciendo un keyword research y terminaría con tareas de gestión rutinarias.

Igualmente, ten en cuenta las energías de la semana. Yo, como normalmente todo el mundo, estoy bastante más cansado los viernes. Así que me dejo las tareas más agradables dentro de mi escala de complejidad diaria. Si tengo que escribir un artículo, el viernes escribo el que más me gusta, si tengo que hacer un keyword research, el de la temática que me resulte más interesante. Los martes, las más difíciles.

7. Analizar (sin obsesionarse) los tiempos por tarea

Mesa de oficina en el exterior

Muchas herramientas de fichaje automáticas te permiten también tener un registro de tu tiempo por tarea. Por ejemplo, yo utilizo un ERP llamado Holded. Pongo un reloj a funcionar cuando empiezo una tarea y lo paro cuando termito, asignándolo a un cliente y poniendo una descripción del tipo de tarea.

Por ejemplo: redacción de artículo, optimización SEO, social media, diseño web, reporting, reuniones, etc…

De esta forma, luego puedo analizar el tiempo que dedico por cliente y también lo que me supone cada tarea. Esto es importante para garantizar la rentabilidad de los proyectos y también para saber en qué se puede optimizar.

Los resultados pueden ser muy esclarecedores. Y no solo al ver qué aspectos te quitan más tiempo del necesario y debes optimizar, sino también a la hora de priorizar tareas en base a objetivos.

Puede, por ejemplo, que pierdas gran parte de tu tiempo de trabajo con un cliente en reuniones interminables e improductivas. Entonces, hay que explicar, con pedagogía, que al proyecto le vendría mucho mejor invertir ese tiempo en tareas que sí vayan a marcar la diferencia.

En la parte interna, te permitirá ver qué aspectos requieren una pensada para poder optimizar el tiempo que le dedicas. Para esto puede que necesitemos ayuda externa, ya que no siempre es fácil saber si estamos trabajando lento o es el tiempo que la tarea requiere.

8. Hacer un descanso cuando sea necesario

Momento de descanso con café y charla en la oficina

Los artículos sobre gestión del tiempo hacen mucho hincapié en evitar las distracciones. Por supuesto, es importante, pero también lo es no obsesionarse con ello.

A día de hoy, casi todos los smartphones y navegadores tienen un modo sin distracciones. Puedes activarlo y no poder usar las apps o páginas que te entretengan durante tu jornada laboral.

Como a veces tengo que utilizar obligatoriamente redes sociales por cuestiones laborales, es una de las excepciones que hago a empezar primero con lo más duro. Me quito el trabajo de redes, pongo el no distracciones y listo.

De todas formas, yo quería hacer hincapié en la necesidad de hacer un descanso cuando tu cuerpo lo pida. Es físicamente imposible tener una concentración absoluta durante ocho horas.

Como no fumo ni tomo café o sucedáneos, a mí muchas veces simplemente me sirve quitar la vista del ordenador, levantarme y moverme cuatro o cinco minutos. O simplemente cerrar los ojos durante un minuto y respirar profundamente. Oxigenas el cerebro y vuelves mucho más concentrado.

Me parece importante no concebir estos descansos como tiempo perdido. Sino los tuvieras, tu rendimiento y productividad sería inferior que si los tienes. Así que escucha a tu cuerpo.

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    9. Descartar tareas innecesarias o irrelevantes

    Hombre mirando el reloj con postits en la cara en oficina

    Otra punto es saber desechar. Las tareas pueden volverse infinitas, así que en la priorización también hay que incluir desechar tareas que no sean relevantes.

    A veces, puede que la tarea la haya solicitado el cliente. Aquí, de nuevo, volvemos a la labor pedagógica. Hay que trasladar el posible beneficio o coste que tendría hacer la tarea eliminada y por lo que habría que sustituirla para hacerla.

    La gestión del tiempo también está relacionada con la rentabilidad. Por supuesto, a medio y largo plazo. Pero si una tarea no va a ayudar a la rentabilidad de ninguna forma o de una forma significativa para el tiempo y esfuerzo que supone, mejor dedicar nuestro tiempo a otra cosa.

    Por supuesto, hay que medir la rentabilidad de manera amplia, teniendo en cuenta aspectos de branding, retención del talento, experiencia de cliente, etc… y no solo de beneficio económico puro por venta de producto y/o servicio.

    10. Ser realista

    Equipo de marketing

    Por último, pero no menos importante, hay que ser realista. Quizá tu problema no sea la gestión del tiempo sino la carga de trabajo. Si tienes una carga de trabajo superior a la que puedes asumir, una vez comprobado que no puedes optimizar los procesos, toca buscar una solución.

    Delegar el trabajo o redistribuirlo puede ser un primer acercamiento. También la necesidad de contar con mayor talento dentro del departamento.

    Si ninguna de las opciones es posible, otra opción es revisar precios y coberturas. Puede que tengas que subir tus precios para poder cubrir los costes o reducir el servicio. Otra fórmula es aumentar los servicios para subir el precio, pero teniendo en cuenta el tiempo necesario extra para ser rentables.

    Si el precio que requiere tu servicio para ser rentable no es rentable para tu cliente, entonces hay un problema en tu modelo de negocio. Adáptalo.

    Y hasta aquí mis diez trucos para la gestión del tiempo. Espero que te hayan servido de algo y aprovecho para preguntar: ¿cuáles son los tuyos?

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